- Người đề nghị CĐHC: Là người có nhu cầu cấp đổi hộ chiếu, có tên trên hộ chiếu, tờ khai TK/XC và trên mặt sau của phong bì đặc thù.

- Người gửi hồ sơ CĐHC qua đường Bưu điện: Có thể là người thay mặt người có tên trong hộ chiếu đến Bưu điện làm thủ tục hồ sơ xin CĐHC ( Chỉ đứng tên trên phiếu gửi BĐ1 )

- Người nhận kết qủa CĐHC: Theo qui định của Cục QLXNC, người nhận kết qủa CĐHC phải là người có tên trên hộ chiếu. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng dịchvụ, kết qủa CĐHC sẽ được phát cho người có tên trên hộ chiếu hoặc người được người có tên trên hộ chiếu ủy quyền nhận thay.

2. Các qui định của Cục Quản lý xuất nhập cảnh:

- Điều kiện cấp đổi hộ chiếu: Là Hộ chiếu phổ thông của công dân Việt Nam còn giá trị sử dụng ít nhất là 30 ngày.

- Nôị dung hồ sơ cần chuẩn bị :

            + 01 Tờ khai TK/XC ( Có cung cấp tại Bưu điện ) được kê khai đầy đủ nội dung, không cần xác nhận của Công an Phường xã nơi đăng ký tạm trú hoặc thường trú

            + 3 ảnh 4 x 6 ( mới chụp, mặt nhìn thẳng, phông màu trắng ), không kể ảnh đã dán trên tờ khai.

            + 01 bản pho to 2 mặt chứng minh nhân dân

- Người gửi phải hoàn toàn chịu trách nhiệm với tính hợp pháp và đầy đủ của các loại giấy tờ trong hồ sơ

- Pho to 1 bản hộ chiếu cũ, phần có các thông tin về số hộ chiếu, họ tên, ngày tháng năm sinh, ngày cấp, nơi cấp….để Bưu điện tác nghiệp.

- Đăng ký địa chỉ để Bưu điện chuyển trả hộ chiếu sau khi hoàn tất

3/ Thời gian toàn trình của dịch vụ “ CĐHC ”:

- Nhận gửi tại Trung tâm Tỉnh, TP, Thị xã là : 12 ngày ( không kể thứ 7, Chủ nhật và các ngày nghỉ theo qui định )

- Nhận gửi tại các Huyện là : 15 ngày ( không kể thứ 7, Chủ nhật và các ngày nghỉ theo qui định )

- Không nhận gửi, chuyển phát các hồ sơ “ CĐHC ” của những khách hàng có nhu cầu cấp đổi hộ chiếu nhanh với yêu cầu thời gian ngắn hơn thời gian nêu trên.

Cước dịch vụ chuyển phát “CĐHC ”được thu trọn gói 80.000 đồng / 1 bộ hồ sơ ( chưa bao gồm thuế GTGT )

- Bưu điện chịu trách nhiệm bồi hoàn cước phí dịch vụ nếu việc chuyển phát hồ sơ “ CĐHC ” chậm trễ do lỗi của Bưu điện.

+ Khi nhận hộ chiếu mới hoặc liên hệ với Bưu điện trong một số trường hợp đặc biệt như: bổ sung hồ sơ…..khách hàng phải xuất trình bản photo hộ chiếu cũ có phần tác nghiệp của Bưu điện và kèm theo một trong các loại giấy tờ sau:

-         Chứng minh nhân dân

-         Thẻ đại biểu quốc hội

-         Chứng minh thư quân đội

-         Chứng minh thư công an

-         Giấy chứng nhận ở mặt sau giấy mời nhận BPBK ( BC10)