Nền công nghệ hiện tại đang nhấn chìm bạn trong cơn lũ thông tin - thư tín điện tử, thư thoại, fax và quảng cáo. Hoặc chỉ tiếp nhận những gì cần thiết và bỏ qua những cái còn lại, hoặc bạn sẽ chết chìm trong đó. Dưới đây là một số ý kiến giúp bạn có thể ngóc đầu lên khỏi mặt nước và có được một số công việc thức tế để làm.
Bob Ross đã có một tổ chức văn phòng mà hầu hết chúng ta đều ao ước, với đầu đủ các tiện nghi cao cấp mà một uỷ ban quản trị chuyên trách về công nghệ có thể tập hợp được. Nhưng ở đó đã xảy ra vấn đề, Ross tâm sự:"Tôi không thể vào tìm được đúng công việc của mình để bắt đầu làm".
"Buổi sáng tôi bắt đầu với các thông báo của 40 bức thông điệp e-mail, chuông điện thoải réo liên tục, fax gửi đến, và đây mới chỉ là ít ngày tôi có mặt ở văn phòng chứ chưa kể đến trên đường đi". Ðó là lời than phiền của Ross, giám đốc kỹ thuật đài truyền hình CBS trên toàn nước Mỹ, có văn phòng đặt tại New york.
Mặc dù có một trợ lý riêng để làm công việc thường nhật, những Ross vẫn bị chĩu nặng boỉ nhiều vấn đề kỹ thuật phải giải quyết với khắp mọi nơi trên thế giới nà ông mang trong vali - máy điện thoại di động, máy tính notebook, máy nhắn tin hai chiều,và máy in xách tay. Chính những dụng cụ giúp cho ông có khả năng xâm nhập ngay tức khắc vào mọi nơi trên thế giới đã cướp mất của ông đã cướp mất những phút giây quý giá để làm đúng công việc của mình.
Ross thừa nhân rằng mình vẫn chưa tìm ra giải pháp hoàn chỉnh, nhưng đã thấy một số câ trả lời. Nhờ ưu tiên dùng thư điện tử và đầu tư công nghệ để trợ giúp cho việc kiểm soát nó, Ross bỗng nhận thấy mình không còn là vật tế hiến cho thời đại thông tin nữa.
Còn bạn thì không chỉ làn có vậy. Bằng cách tìm đưa thông tin vào đúng nơi ma mọi người có thể tự lấy ra dễ dàng, bằng cách lựa chọn những thông báo cần trả lời, thì bạn vẫn luôn luôn nhận được tin tức, đồng thời lại xắp xếp lại được những công việc phù hợp để làm.
"Các công nghệ được sáng tạo ra để giúp làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng chấm dứt việc lãng phí thời gian của bạn". Ðó là lời phát biểu của một chuyên gia về marketing của Mỹ, người đã khuyên các ông chủ công ty nhỏ cố gắng nắm vững mọi thời cơ công nghệ để đánh bại các công ty lớn. "Chúng tôi đã phung phí mất quá nhiều ngày, hầu như bị mất trí bởi thư điện tử, fax và các cuộc họp . Nhất định phải chế ngự cho được con ngựa bất kham này".
Nhưng bằng cách nào đây? Các thông báo tin tức liên tục được đưa đến, còn chúng ta thì phải trả lời bằng mọi cách. Trong những phòng cấp cứu thương làm việc theo một quy tắc gọi là xử lý ưu tiên: họ phảo quyết định bệnh nhân nào cần phải được chăm sóc ngay tức khắc. Ví như , họ không giải quyết trường hợp gãy tay trước khi cấp cứu cho một nan nhân bị thương ở vùng tim, mặc dù bệnh nhân gãy tay có đến trước đi nữa. Giải quyết các vấn đề ngay cả khi chúng đến, vừa không đủ khả năng vừa không có hiệu quả, trong bất cứ lĩnh vực nào. Quy tắc"xử lý ưu tiên" trong lĩnh vực thông tin bao gồm các biện pháp: Xếp theo thứ tự ưu tiên, uỷ quyền xử lý và bỏ qua một số việc. Khi các thông báo thư điện tử, fax và các cuộc gọi điện thoại và các dạng truyền thông khác tràn đến, bạn phải biết cách quyết định nhanh chóng những công việc gì cần đáp ứng ngay. Nên nhớ, bạn không bắt buộc phải trả lời, thậm chí không cần đọc từng thông tin một. Bạn chỉ cần giải quyết ngay một số thông tin, còn phần còn lớn nên chuyển cho người khác là cách tốt nhất.
Nhận quá nhiều thông báo không cần thiết là nguyên nhân gây ra quá tải. Ðể duy trì dòng thông tin dưới sự kiểm soát của mình, bạn phải biết cách xử lý (hoặc có thể tránh), các cuộc gặp gỡ khi tìm Web cũng như tải thông tin xuống từ Internet.
Dòng thác E-mail
Theo Ross, các thông báo điện tử đang bay vùn vụt qua các mạng riêng và trên Internet là rất nguy hiểm. Nếu bạn không kiểm soát quá trình này, Ross cảnh báo rằng "năng lực làm việc của bạn sẽ giảm xuống bởi vì lượng thông báo đó nhiều vô hạn".
Một trong các bước đầu tiên mà Ross chọn để đối phó với các nạn nhân ngập lụt e-mail là tự lập cho mình cách thanhlọc e-mail. Quy tắc chính của việc "xử lý ưu tiên" trong lĩnh vực e-mail là xem các đầu thư. Thông báo này ai gửi đến ? Các thông báo của giám đốc và khách hàng được ưu tiên hành đầu. Cái nào là chính yếu ? Mở một bức thư nhỏ bạn thấy ghi "thay đổi bản danh mục". Những khi xem tiếp có thể bạn sẽ thấy dòng ghi khác "Hãy đọc mục kèm theo".
Ðừng lo sợ khi xoá các thông báo, ngay cả khi chưa đọc đến "Bạn nên tự thành lập cho mình một loạt các nguyên tắc, và luôn trung thành với chúng" Lynn Lively, tác giả bài "Managing information Overload" (Quản lý sự quá tải thông tin) đã khuyên như vậy. Chắc chắn bạn đã có lúc tự nói với mình: Ta sẽ chỉ đọc những thông tin nào có liên quan đến thư từ mình đã gửi đi, hoặc những thông báo của thủ trưởng. Tất cả những cái khác cũng sẽ đọc, những trên cơ sở nếu có thể. Ta sẽ gửi lại những bức thư nếu có thể trong hai ngày, và sau đó sẽ tự động bỏ đi những bức thư nào đã bị bỏ quên trong khoảng thời gian đó".
Dỉ nhiên bạn sẽ nhận được ít e-mail hơn nếu bạn bị hạn chế phổ biến rộng rãi đỉa chỉ e-mail của mình, chỉ trao địa chỉ này cho những ai thực sự cần đến nó. "Chớ nên ghi nó lên danh thiếp", Lively đề nghị. "Không loại trừ cả trường hợp bạn thích dùng e-mail. Tôi chỉ độc một số điện thoại, và tôi chỉ trao địa chỉ e-mail cho người nào mà tôi muốn tiếp xúc hàng ngày."
Ross thừa nhận rằng ít e-mail có nghĩa là nhiều cuộc gọi điện thoại và fax hơn. Nếu điều này đúng với tình trạng của bạn, thì bạn chỉ nên đưa ra một số điện thoại và một địa chỉ e-mail, đồng thời tiến hành kiểm soát các thông báo của mình bằng quy tắc quan trọng thứ hai của biện pháp "xử lý ưu tiên" đối với e-mail: chỉ mở thư trong ngày, chẳng hạn, lúc đến cơ quan buổi sáng, sau các giờ nghỉ giải lao, và kết thúc ngày làm việc. Lively nói tiếp:"Ðặc điển của e-mail là người khác không thể biết khi nào bạn xem đến hay không rõ là bạn có xem đến hay không".
Tiếp đến, có những loại thông báo mà bạn không phải làm gì cả: những lời chúc mừng động viên, những công bố về sự phát triển trong các bộ phận khác, những thông báo nhắc nhở điền vào mẫu giấy tờ là cá nhân bạn không phải điền gì cả, dĩ nhiên, cả những câu chuyện vui gửi cho mọi người có tên trong danh sách thư tín.
Cuối cùng là những Spam- loại quảng cáo thông qua e-mail gửi cho các danh sách địa chỉ thư tín khổng lồ trên Internet. Tất cả các hãng cung ứng dịch vụ Internet và các hãng dịch vụ thương mại trực tuyến đều có một số chính sách " chống -spam", còn riêng bạn thì cứ phải biểu lộ sự bất mãn và phản ứng thật mạnh mẽ. Còn nếu là nạn nhân của thư quảng cáo, bạn hãy lưu lại tất cả các dữ liệu ghi trên đầu thư, bao gồm cả địa chỉ hồi âm và các địa chỉ e-mail rồi liện hệ báo với người quản lý hệ thông tin của bạn. Việc quảng cáo thường là cơ sở bắt đầu một dịch vụ nào đó.
Thư thoại
Trong lĩnh vực thư thoại thì định luật Murphy luôn đúng: các cuộc gọi điện thoại dư đến nhằm vào luc tồi tệ nhất. Và nếu bạn không nhấc máy khi chuông reo, cuộc gọi đó sẽ biến thành thư thoại của chính người đó, bạn sẽ rơi vào một tình trạng còn xấu hơn nữa: bị gắn chặt vào điện thoại.
Nói chung bạn không thể duyệt các đầu thư trong hệ thống thư thoại, nhưng
nguyên tắc " Xử lý ưu tiên" áp dụng trong trường hợp này chỉ nghe
một ít thông báo đủ để biết được do ai gưỉ đến và nội dung nói gì. Sau
đó phải định xử lý ngay : gửi tiếp cho người khác, giữ lại giải quyết sau,
hoặc xoá bỏ nó đi.
Một phương pháp bạn có thể hạn chế số lượng thông báo đến là phải suy
nghĩ cân nhắc nội dung các thông báo gửi đi. Nếu bạn trao đúng chủng loại
thông báo vào thư thoại của người khác, và cung cấp cho họ những thông tin
chính xác trong các bản thông báo gửi đi của bạn, thì bạn sẽ nhận được
rất ít những cuộc gọi về sau này.
Một ý kiến khá thú vị là nên có thông báo cài sẵn để trả lời thay rằng bạn vắng mặt ở văn phòng hoặc vừa rời khỏi bàn lam việc, và một thông báo khác trả lời rằng bạn có mặt đối với các khách hàng quan trọng. Hệ thống thư thoại sẽ thay đổi câu trả lời của bạn nếu người gọi nhận được tín hiệu báo bận, đồng thời cho phép bạn hứa chắc chắn với các khách hàng là sẽ gọi lại cho họ một cách mau lẹ. Ðiều này gửi cho bạn khỏi bị hoang mang và thực hiện trôi chảy công biệc của bạn bằng nưững cách khác. Một thông báo tiếp theo sẽ được đưa ra để cung cấp thông tin cho những người khách gọi, giúp họ chọn lựa tốt nhất tiếp xúc với bạn.
Và cũng cùng những nguyên tắc như vậy sẽ được áp dụng với các thông báo tin tức mà bạn gửi cho các hệ thống thông tin của những người khác. Thư thoại có hiệu quả bao giờ cũng xuất phát từ hiệu quả của cá nhân: tự bạn phải đồng nhất hoá và chỉ tập trung vào một điển, bằng cách trình bày rõ công cuộc kinh doanh của bạn đồng thời phải lường trước những điều muốn biết của đối phương mà bạn sẽ gọi đến. Nếu nhận được một phản đối hồi với câu hỏi "Bạn cần dữ liệu loại gì?", thì có nghĩa là bạn đã gửi đi thông báo sai.
Nạn giấy tờ
Giấy, là một trong các phương tiên truyền thông cũ kỹ nhất, đã được xem là biểu tượng của sự tích trữ thừa mứa thông tin trong suốt một thời gian dài, các máy fax - loại cụng cụ chuyển giấy tời đi nhanh nhất - đã làm cho vấn đề càng trở nên tồi tệ. máy fax cũng gửi đi thông báo dễ dàng như e-mail. Những đối với người nhận, nó vẫn là loại giấy tờ công kềnh kiểu xưa.
Kết quả tồi tệ của sự mất cân bằng này là những bức fax vô giá trị, chúng cũng như e-mail quảng cáo, chỉ khác nhau ở chỗ là bạn phải chi thêm tièn giấy mực. Giải pháp với loại fax này tượng tự như giải pháp đối với e-mail "không mời mà đến"; hãy cho những người gửi loại fax rác rưởi đó biết là bạn sẽ không tiếp nhận đồng thời báo với công ty điện thoại địa phương.
Khi giấy tờ gửi đến nhét đầy một tủ, thì biện pháp "xử lý ưu tiên" được áp dụng nưh thế nào? Loại giấy nào không đòi hỏi chính bạn giải quyết, hoặc nội dung ghi là phải cất giữ lại thì vứt ngay đi. Xem các thư từ, kể fax, của bạn một hoặc hai lần mỗi ngày. Xem xét lại từng tờ giấy để biết tại sao không bị loại bỏ, càng nhanh càng tốt. Tin nào có lý do giữ lại là chính đáng ( Hầu hết là không chính đáng) thì giải qyết ngay, xếp vào ngăn kéo việc sẽ làm, chuyển cho ai đó, hoặc xếp vào tập tài liệu cùng chủng loại.
Phương tiện cung cấp thông tin là các cuộc họp
Có người hình dung rằng trong đám dữ liệu dày đặc và phức tạp đó, còn
tồn tại một phương thức nữa cũng mang thông tin đến cho bạn nhiều không
kém, đó là các cuộc họp. Họp hành được tổ chức trong các văn phòng cơ
quan, trên đường đi, thông qua Internet, và dùng các công cụ hội họp này
đều ngốn mất nhiều thời gian quý báu, và tạo ra những gánh nặng giấy tờ.
Nếu bạn đang bị mời dự quá nhiều cuộc họp, và đang vật lộn với một thời
gian biểu công việc dày đặc, thì biện pháp xử lý ưu tiên sẽ cho bạn một
lối thoát rõ ràng và tự tin.
Ðôi khi bạn phải nói:"Rất tiếc, nhưng nếi tôi phải hoàn thành bản báo
cáo đó cho bạn, thì thực sự tôi không thể tham dự cuộc họp này". Nếu
biết khước từ sòng phẳng đó không có tác dụng, bạn hãy cố thêm "Tôi
chỉ có thể ở lại 30 phút", hoặc ít nhất "Có thể cho tôi xem trước
chương trình nghị sử được không?".
Có cuộc họp không thể thoát, còn một số khác thì quá quan trọng nên không thể bỏ qua. Nhưng nếu cuối cùng bạn ngồi lại để kiểm tra các bức thư buổi sáng của mình vào lúc 5 giờ chiều, thì đó là lúc tốt nhất để cắt xén bớt họp hành. Nên nhớ, các cuộc họp đều để gây ấn tượng mạnh, và làm cho mọi người hoạt động theo cùng một nhịp; đối với những thứ khác thì nên dùng e-mail.
Nếu có người triệu tập họp mà không soạn ra được chương trình nghị sự, thì bạn hãy tự soạn lấy một bản rồi đính kèm vào đó. Và hãy bảo đảm rằng bạn có tmột thời giạn nhất định trong đầu - thời hạn về thời gian mà bạn sẽ tuyên bố rõ ngay lúc bắt đầu cuộc họp.
Hãy làm cho câu hỏi Web của bạn có tác dụng
Bản thân thông tin không cókhả năng nhấn chìm bạn. Nhờ có World Wide Web, mọi vấn đề nghiên cứu hiện nay đều là các cơ hội để bị chìm trong dữ liệu, cho nên việc tìm hiểu để sử dụng công cụ tìm kiếm một cách thông minh là một kỹ năng mà bạn phải thuần thục.
"Công cụ tìm kiếm tốt nhất đang nằm trong tay bạn", lời giải thích của Alan Rueckgauer Chủ tịch HIệp Hội Các Hệ Thống Rueckgauer, một số tổ chức tư vấn về máy tính ở Washington,DC, người đang cổ vũ sử dụng các hệ thống cho điểm trên các công cụ tìm kiếm trên các công cụ tìm kiếm để xếp hạng kết quả tìm được theo thứ tự thích hợp.
"Nếu bạn diễn tả tốt câu hỏi của mình - theo logic câu trả lời quay về sẽ đạt điểm số 90 đến 100% so với những gì mà bạn muốn có, và bạn sẽ không bị mất đi nhiều giờ để xem những câu hỏi có điểm thấp hơn", Alan cho biết.
George Suter, chủ tịch của tổ chức Access Management ở Charlotte, Bắc Carolina thì hiểu rõ giá trị của sự kiên nhẫn trong khi tìm kiếm trên Web. " Ðôi khi trong lúc hướng vào một trang xác định nào đó, bạn lại thu về được thông báo là nó đang bận hoặc bạn không nằm trong phạm vi phục vụ của nó", ông ta nói. "Nhưng bận trên Internet thưởng chỉ trong một giây đồng hồ. Tôi đã biêt cách quay lại điểm đó sau khi nhận được thông báo bận, và bạn sẽ nối với nó một lần nữa".
Chọn phương tiện tốt nhất
Chúng ta đang sống trong một xã hội thông tin. Nhưng các công nghệ được xem là để trợ giúp cho người dùng đôi khi lại gây hoảng sợ và bóp nghẹt chúng ta, đưa sinh hoạt và công việc của nhiều người vào một cuộc hội họp lớn. Ðể làm cho cuộc sống dễ dàng hơn, bạn phải bắt đầu bằng việc quyết định theo phương pháp thu nhận thông báo được yêu thích nhất e-mail, điện thoại, hay giấy (bao gồm cả fax). Mỗi phương tiện đều có cái hay cái dở.
E-mail nhanh và dễ dùng, đồng thời có thể kiểm tra khi làm việc với các nội dung của nó, nhưng có thể rơi vào tình trạng gây hấn thụ động, người gửi thì muốn tiếp xúc, trong khi người nhận thì không thèm để ý đến nó.
Thư thoại hứa hẹn một cuộc nói chuyện trực tiếp bằng lời nếu bạn gửi được đến cho ai đó, nhưng bản thân nó vốn có tính mơ hồ (vì bạn rất hiếm khi nhớ được chính xác đối phương đã nói những gì), nó sẽ ngắt bạn và có thể chuyển sang chế độ điện thoại bình thường.
Fax và thư thường kéo theo một cái đuôi giấy khá phiền phức trong việc xử lý, đồng thời việc truyền thông tin cũng thực hiện rất chậm.
Cho nên bất cứ phương tiện truyền nào mà bạn quyết định dùng, cũng phải khuyến khích và giúp đỡ khách hàng và các cộng sự cùng sử dụng loại đó khi tiếp xúc với bạn. Bạn vẫn còn phải nhận thông báo theo cả ba phương pháp nhưng sẽ chuyển dịch dần đến sự cân bằng trong phương pháp yêu thích của mình.
Có thể trong một xó xỉnh nào đó đang manh nhà một công nghệ mới có khả năng thích hợp được mọi biện pháp tốt nhất-nhưng cho đến lúc nó xuất hiện, thì cách đầu tiên để phòng vệ quá tải thông tin của bạn là "xử lý ưu tiên"
Cấp cứu
Bạn đang chìm ngập trong e-mail, thư thoại và các giấy tờ. Làm sao để có thể quyết định thông điệp nào phải giải quyết ngay, thông điệp nào để lại, thông điệp nào chuyển cho người khác, và thông điệp nào vứt đi? Ðây chính là nơi phát huy tác dụng của quy tắc "triage", một thuật ngữ nghành y đối với việc ưu tiên cấp cứu bệnh nhân nào nguy kịch nhất.
Ðầu tiên, dành cho mỗi thông điệp một thời gian càng ngắn càng tốt. Với e-mail, đầu thư có thể cho bạn biết những điều gì? Với giấy tờ thì phong bì cho biết những gì? Hãy nắm vững nội dung chính của thông báo đó và tự trả lời những câu hỏi sau:
Thông báo của ai? Thông báo của giám đốc, hoặc một khách hàng quan trọng phải được xếp lên trên các thông báo của ai đó mà bạn chưa hề biết.
Bạn có phải là người thích hợp nhất trong cơ quan để xử lý nó? Hình như có người khác trong các đồng sự có thể giải quyết được yêu cầu này cho bạn. Hoặc rất có thể nó rơi vào lĩnh vực chuyên môn của ai đó? Nên nhớ, bạn luôn có thể chuyển một thông báo đi tiếp.
Bao giờ thì hết hạn? Những cái hết hạn trong ngày mai phải được ưu tiên hơn những cái có kỳ hạn đến tận tuần sau. Nếu không bắt buộc phải xử lý ngay thông báo đó thì hãy để sau.
Nó có quan trọng lâu dài không? Nếu thông báo thuộc loại quan trọng nhưng không có kỳ hạn, hãy xếp nó sang một bên. Dành nửa giờ vào cuối ngày làm việc để xem xét giải quyết các thông báo quan trọng dài hạn. Bảo đảm ngày nào cũng đều đặn như vậy.
Liệu có điều gì xấu xảy ra nếu bạn bỏ toàn bộ thông báo đó? Nếu câu trả lời là không thì cương quyết xoá bỏ.
Có phải nó là loại có vẻ hấp dẫn nhưng thực chất lại không hấp dẫn bạn? Một số thông báo chỉ đáng giá đối với tác dụng giải trí, chẳng hạn như các câu chuyện vui mà người ta gửi đi bằng e-mail cho mọi người. Nếu bạn thấy thích thú thì hãy xếp sang một bên để xem sau.
Các mánh lới nhằm giảm bớt gánh nặng
1. Kiểm tra đầu thư. Ðọc nội dung đầu thư để quyết định có mở thư hay không. Nếu chương trình e-mail trên máy tính của bạn cho biết cả độ dài của htư, thì cũng kiểm tra thông số đó luôn. Không nên lãng phí thời gian để đọc những thư dài và không cần thiết.
2. Sắp xếp ngay các bức thư. Nếu chương trình e-mail trên máy tính cho phép, bạn nên tạo ra các folder (cặp) theo những chủ để khác nhau, và kéo các thông báo thư của xếp vào các folder phù hợp ngay khi đọc nó xong. Nếu chương trình máy tính không cho phép lập folder thì cắt và dán các thông báo đó thư đó vào tập tin xử lý văn bản.
3. Không phung phí địa chỉ thư. Ðể hạn chế những bức thư "không mời mà đến", bạn chỉ trao địa chỉ của mình cho những khách hàng, những người đông nghiệp, và những người thực sự cần nó.
4. Sử dụng ngay một hòm thư. Nếu bạn có nhiều địa chỉ e-mail cho các dịch vụ khác nhau, thì đối với từng đồng nghiệp hoặc từng đối tác chỉ trao một loại địa chỉ thích hợp. Ðồng thời tìm mua một chương trình e-mail có thể xử lý các loại, chẳng hạn chương trình e-mail được thích hợp trong Microsoft officer 97's Outlook, Eudora Pro vàWindows95.
5. Viết phúc đáp ngắn gọn. Những đối tác thường xuyên giao dịch sẽ nhanh chóng quen với phong cách viết của bạn.
6. Ngăn chặn các spam (quảng cáo) trùng lặp. Khi nhận được spam, bạn hãy kiểm tra ở bên dưới chỗ ghi bán hàng để tìm địa chỉ "người trả lời tự độn". Gửi một e-mail đến địa chỉ đó sau khi đã xoá đi những từ trong chủ đề (subject) của spam, và bạn có thể sẽ được loại ra khỏi danh sách gửi. Nếu không làm được như vậy, bãn hãy tìm một hãng cung cấp các dịch vụ cho một khách hàng, họ sẽ giải quyết đối với những người gửi spam.
7. Ngăn ngừa những phúc đáp không cần thiết. Hãy cho các đối tác của bạn biết khi nào thì họ không cần phải trả lời. Hãy làm sao để đảm bảo rằng bạn đã biểu hiện từ chối phúc đáp khi bạn không muốn có.
Thư thoại
1. Thường xuyên kiểm tra thư thoại. Bỏ qua nhiều giờ không kiểm tra thư thoại sẽ va đầu vào hàng đống thông báo, trong đó có thể có ai đó đã gọi cho bạn nhiều lần đối với cùng một nội dung. Hãy kiểm tra thư thoại ít nhất ba lần trong một ngày để tránh tình trạng trên.
2. Bỏ qua thông báo đang gửi. Lần thứ hai nhận thư thoại của ai đó, bạn nên ấn phím ngôi sao (*) hoặc phím nhốt(#) trên máy điện thoại. Một trong hai phím đó sẽ bỏ qua phần còn lại của thông báo và giúp bạn nhảy sang chế độ tiếng bíp bíp kéo dài, nên bạn có thể rời khỏi thông báo đó. Bằng cách ấn phím zero, thường lệ, bạn sẽ ra khỏi thư thoại một cách toàn bộ và đưa bạn vào chế độ nói chuyện bình thường. Có một số hệ thống ưth thoại dùng các phím sao, nhốt, zero như là lệnh ngắt cuộc gọi.
3. Từ chối các cuộc gọi hỏi đáp. Khi cắt bỏ một thông báo thư thoại đối với ai đó, bạn nên đóng khung nó lại dưới dạng thông tin không yêu cầu trả lời, và phát biểu một cách dứt khoát bạn không yêu cầu phúc đáp.
4. Các cuộc goị phúc đáp lúc nửa đêm. Nếu bạn bị bắt buộc phải phúc hồi đáp cho một cuộc gọi điện thoại nhưng không muốn hứa hẹn nói chuyện thực sự, thì hãy cố trả lời cuộc gọi đó vào lúc nửa đêm, khi mà bạn biết chắc chắn là nó sẽ biến thành thư thoại cho người nhận, chứ không phải cuộc nói chuyện với người thật. Gửi đi thông báo ngắn gọn, không yêu cầu trả lời. Làm sao để chắc chắn số điện thoại bạn gửi không phải là số điện thoại nhà.
5. Viết thông báo ngắn nhưng hàm súc. Hãy viết thông báo gửi đi một cách nhanh gọn và hữu nghị. Một thông báo toàn diện phải đủ các nội dung: chào hỏi người nhận, khẳng định bạn và công ty bạn, yêu cầu người nhận đáp lại một thông tin chi tiết, cung cấp cho người nhận khả năng tiếp xúc ngay lập tức với một số người khác, và kết thúc thư một cách lịch sự.
6. Thay đổi các thông báo gửi đi. Người nhận sẽ không thể nhận được cùng thông báo như nhau khi bạn trực tiếp trên điện thoại và khi bạn đi khỏi. Hãy thay đổi thông báo thư thoại khi bạn sắp rời khỏi văn phòng trong một khoảng thời gian định trước.
7. Hãy để cho người nhận bỏ qua thông báo phát đi phát lại của bạn. Hãy thử tìm một bàn phím trên hệ thống thư thoại của văn phòng bạn có tác dụng bỏ qua thông báo đang phát đi, và báo cho những người nhận biết về nó ngay trên thông báo đang phát của bạn. Nếu bạn muốn những người nhận lần đầu tiên phải nghe hết toàn bộ những thông báo, thì trao cho họ thông tin này ở cuối thư, họ biết sẽ phải làm gì trong lần sau.
Giấy tờ
1. Vứt bỏ. Khi nhận một loại giấy tờ bất kỳ nào cũng phải xác định xem nó có đủ để giữ lại không.
2. Ðảm bảo máy Fax luôn được chăm sóc. Một máy fax không được chăm sóc sẽ nhanh bị kẹt giấy. Phải có người bảo hành kiển tra máy theo định kỳ.
3. Tránh công bố số fax. Ðể giảm bớt những bản fax rác rưởi, bạn đừng dăng ký số fax của mình trên danh bạ điện thoại hoặc trên các trang quảng cáo của báo, trừ khi có ghi kèm câu xác định máy fax dành riêng cho công việc như "đặt hàng theo số fax" hoặc đường dây đặt hàng qua fax".
4. Sử dụng fax/modem. Dùng fax máy tính sẽ dễ dàng hơn trong việc xếp loại, lưu trữ và xoá so với fax giấy. Hãy cài đặt máy tính của bạn nhận các bản fax loại này.
5. Sủ dụng fax ngược (faxback). Ðối với những Công việc như gửi thư cho khách hàng mà đơn đặt hàng của họ đang được xử lý, bạn hãy cài đặt một dịch vụ fax trả lời lại tự động. Với phần mềm phù hợp, hầu hết các bộ fax trả lờicó khả năng làm thực hiện được điều này.