QUẢN LÝ ÐĨA CỨNG

            Ðiều xấu nhất có thể xảy ra với mỗi máy PC. Bộ nguồn cháy! Bạn có thể thay thế ngay cái mới; Màn hình không sáng! không có gì trầm trọng - một tay thợ cỡ trung bình sau nửa ngày có thể sửa chữa cho bạn. Nhưng nếu có vấn đề với đĩa cứng, và hơn nữa bạn không lường trước điều này thì cái giá bạn phải trả có thể là nhiều tuần, nhiều tháng làm việc cực nhọc.

            Cách tốt nhất để ngăn ngừa sự cố là tổ chức dữ liệu sao cho có thể thuận tiện cho sao lưu. Bạn cần thường xuyên thực hiện loại bỏ phân mảnh (defrag) và kiểm tra bề mặt đĩa cứng .Bạn cũng nên phân hoạch (partition) đĩa cứng để sử dụng dung lượng của nó có hiệu quả.

        Tổ chức dữ liệu

            Nguyên tắc số 1. Bởi dữ liệu là của bạn, nên bạn có thể đặt chúng ở đâu bạn muốn. Nơi thích hợp nhất để lưu giữ các tập tin do bạn tạo ra một thư mục nào đó dành riêng cho dữ liệu, chẳng hạn có thể gọi là master data folder, trong đó có nhiều folder con khác chứa các tập tin liên quan tới từng công việc cụ thể.

            Tại sao phải làm như vậy? Bằng cách này, trong trường hợp không có thời gian để sao lưu toàn bộ đĩa cứng, bạn có thể nhanh chóng cất giữ những tập tin cần thiết nhất. Nếu cần mang công việc nào đó về nhà hay đi đâu, bạn chỉ đơn giản chép nội dung của thư mục đó. Ngoài ra, việc lưu các tập tin dữ liệu cùng một nơi cho phép bạn tìm kiếm dễ dàng những thông tin cần thiết, hơn là phải truy soát toàn bộ đĩa cứng .
Sau đây là bốn bước trong việc tổ chức đĩa cứng của bạn khi làm việc.

        1. Tạo thư mục chính dành cho dữ liệu. Tạo một folder trên đĩa cứng tại thư mục gốc. Bạn có thể đặt tên tuỳ ý, nhưng để thuận tiện, folder này nên có tên sao cho nó được xếp ở những vị trí đầu tiên trong danh sách thư mục, chẳng hạn như 1 data. Như vậy, khi xem, bạn không phải dùng đến thanh cuộn để thấy được nó.

            Thủ thuật. Microsoft office 95 và 97 tự động tạo ra folder mang tên C:\My Documents, nơi sẽ lưu giữ tất cả các tập tin dữ liệu. Nếu bạn đổi tên My Documents thành 1 data, các ứng dụng của office vẫn tiếp tục cất tất cả tập tin dữ liệu của bạn ở đó.

        2. Tạo các folder con trong folder chính. Chuyển các tập tin vào đó. Lưu tất cả các tập tin trong một thư mục lớn sẽ gây khó khăn khi sử dụng. Vì vậy, bạn tạo folder nhỏ trong 1 data, và đặt tên thích hợp cho nó, liên quan đến công việc. Ví dụ, chúng tôi lưu các tập tin liên quan đến tạp chí PC World số 10 trong thư mục con mang ten PCW.10

            Sau khi tạo các thư mục con, hãy tìm tất cả các tập tin dữ liệu nằm rải rác trên đĩa cứng và kéo chúng vào folder tương ứng. Không nên hối tiếc điều gì bởi bạn luôn có thể hồi phục lại trạng thái ban đầu. Việc tổ chức lại thư mục và tập tin không có lẽ không tốn quá 5 phút làm việc của bạn.

        3. Chỉ dẫn các ứng dụng cất tập tin vào folder mới. Nếu bạn sử dụng My Documents (hay đã đổi thành tên nào khác) như thư mục chính, World, excel hay các ứng dụng khác của office sẽ tự động cất tập tin của chúng ở đó. Nhưng các chương trình khác, thậm chí của Microsoft, sẽ không biết đến My Document. Do vậy, bạn phải thông báo cho chúng điều này.

            Windows 95 đưa ra cách dễ dàng để thông báo cho các chương trình cất dữ liệu ở đâu. Trước tiên, bạn cần tìm Shortcut (phím tắt) của ứng dụng . Nếu bạn thường chạy chương trình từ menu Start của Windows, nhấn phím phải vào Start, chọn Open hay explorer, và định hướng để tìm đến folder chứa Shortcut. Nhấn nút phải vào shortcut, chọn Properties, nhấn vào nhãn Shortcut, và tại trường "Startin", nhập đường dẫn tới folder của bạn, ví dụ : C:\1data\PCW 10, nhấn OK.

        4. Tạo Shortcut tới thư mục chính. Từ cửa sổ explorer nhấn nút phải chuột và kéo folder ra desktop (màn hình giao diện). Khi bạn thả ra, chọn CreateShortcut (s) here. Nhấn kép vào foldrer sẽ mở nó trong một cửa sổ. Nhấn nút phải chuột và chọn explorer sẽ mở nó trong explorer. Bạn có thể làm như vậy với các folder con.

        Phân hoạch đĩa cứng

            Nếu sử dụng các ổ đĩa 1GB cũ, bạn có thể lãng phí khá nhiều khoảng trống đĩa. Phân hoạch lại ổ cứng sẽ giúp bạn có thêm lượng nhớ, cũng như tạo ra chỗ chứa an toàn cho dữ liệu hay chương trình.

        Tại sao lại phân hoạch?

            Nơi chứa của đĩa cứng là các cluster - đơn vị nhỏ nhất mà Windows có khả năng nhận biết. Hệ thống FAT16 (file allocation table) được sử dụng trong hầu hết các máy PC chạy Windows có thể hỗ trợ tối đa 65.536  cluster, có nghĩa là đĩa cứng 1GB có cluster kích thước 32KB. Nói cách khác , một tập tin Shortcut 180 byte cũng chiếm mất 32KB đĩa cứng .

            Ða số máy PC chạy Windows 95 được sản xuất trong năm nay sử dụng hệ thống FAT32, có thể hỗ trợ hơn 4 tỷ cluster. Với FAT32 , cũng ổ cứng 1GB sẽ có cluster kích thước 4K. Ðể xác định xem máy của bạn có dùng FAT32 hay không, hãy mở My Computer, nhấn nút phải chuột vào ổ C:/, chọn Properties. Trên nhãn General,  Type sẽ báo là FAT 32. Nhưng tiếc rằng nếu muốn nâng cấp PC cũ lên FAT32 , bạn sẽ phải đợi đến bản Windows 98 vào năm tới.

            Ðể sắp đặt kích thước cluster trên hệ thống FAT 16, bạn cần phân ổ cứng lớn thành vài ổ logic nhỏ hơn. Chẳng hạn, với ổ đĩa 1,6GB bạn tạo ra ổ C: 500MB, ổ D:900MB và ổ E:200MB. Cluster trên các ổ dãi được tạo ra sẽ có kích thước tương ứng là 8K, 16K và 4K

            Phải làm thế nào? Nếu ổ cứng mới của bạn không chứa dữ liệu, bạn có thể phân hoạch bằng cách chạy tiện ích Fdisk của DOS. Tuy nhiên, Fdisk lại xoá sạch mọi thứ có trên đĩa cứng. Trong trường hợp ổ cứng đang sử dụng, nghĩa là có sẵn dữ liệu, bạn phải dùng đến các trình phân hoạch đĩa cứng khác, chẳng hạn như  PartitionMagic của PowerQuest hay Partition - it của Quarterdeck, những chương trình này có khả năng sửa lại phân cùng mà không gây hiệu ứng hại dữ liệu trên đó. PartitionMagic chạy nhanh, thực hiện tốt công việc nhưng kém trực giác. partition-it có vấn đề đối với một số đĩa cứng.

            Khi phân hoạch, bạn cần lưu ý dành chỗ để có thể bổ sung chương trình sau này. Chẳng hạn, cài Windows vào ổ thứ nhất, ổ thứ hai dành cho các ứng dụng , ổ này cần lớn vì bạn có thể cài thêm nhiều chương trình mới sau này. Dữ liệu sẽ nằm trên ổ thứ ba.

        Bảo vệ tài sản của bạn

            Ðĩa cứng máy tính là một kho chứa dữ liệu - tài sản của bạn. Nếu bạn  chăm sóc, bảo vệ nó không đúng cách, nó sẽ chạy chậm, không ổn định, và thậm chí có thể tiêu huỷ dữ liệu trên đó. Ðể giữ cho đĩa cứng làm việc tốt, bạn nên thường xuyên thực hiện loại bỏ phân đoạn (defragment) các tập tin và kiểm tra lỗi bề mặt đĩa.

    Loại bỏ phân đoạn

            Khi cất giữ tập tin, Windows phân nó ra từng mảnh và lưu chúng ở những vị trí còn trống trên đĩa cứng. Ðây là một cách lưu trữ rất hiệu quả, nhưng nếu bị phân mảnh quá nhiều, tốc độ truy xuất đĩa cứng sẽ chậm lại. Hơn nữa, khi có sự cố, việc cứu vãn các tập tin sẽ gặp nhiều khó khăn.

            Giải pháp: Loại bỏ phân đoạn thường xuyên, khoảng 2 lần trong tuần. Không cần phải tìm kiếm ở đâu, Windows 95 kèm theo trình tiện ích dành cho công việc này. Từ menu Start, chọn Programs. Accessories. System Tools. Disk Defragmenter.  Nhưng các tiện ích tốt hơn lại được cung cấp riêng trong những bộ phần mềm khác

        Thủ thuật. Bỏ qua tuỳ chọn "quick defrag" và quá trình loại bỏ phân đoạn sẽ lâu hơn, nhưng đầy đủ và triệt để hơn.

    Quét đĩa cứng

            Ðiều tồi tệ nhất có thể xảy ra với đĩa cứng tốt nhất. Tên file dài sẽ mất nếu bạn chạy ứng dụng 16-bit.HÐH có thể bỏ qua những track bị thất lạc. Hao mòn và va chạm có thể làm cho một số vùng trên đĩa cứng mất khả năng chứa dữ liệu. Trình tiện ích quét sẽ kiểm tra các lỗi này và sửa lại. Windows 95 có sẵn một chương trình như vậy. Từ menu Start, chọn Programs . Accessories. System Tools.Scan Disk. Tuy nhiên, tiện ích này chạy chậm và chưa hoàn hảo. Tốt hơn cả, bạn nên dùng công cụ trong bộ Norton Utilities hay Nuts&Bolts.

            Thủ thuật. Thông thường, bạn có thể quét đĩa cứng và bỏ qua sector-by-sector, vì nó chiếm nhiều thời gian. Nhưng khoảng hai tuần một lần, bạn cần quét kỹ càng hơn.