QUẢN LÝ TẠI GIA

            Phần lớn trong chúng ta , những người đang sử dụng hoặc sở hữu một chiếc máy vi tính đều có trong tay một số chương trình tối thiểu như xử lý văn bản ( ví dụ Winword...), bảng tính (MS excel...), cơ sở dữ liệu (Foxpro hay Access) để lưu cất vài con số , vẽ vài bức tranh ngộ nghĩnh. với các bạn thích tìm hiểu có lẽ còn có thêm một, hai ngôn ngữ lập trình như Turbo Pascal, visual Basic...)

            Nhưng trong nhiều trường hợp, máy tính gia đình thậm chí còn có vai trò ít hơn cả một máy trò chơi điện tử hay máy chữ loại tinh vi. Dù sao, với sự kiên trì nho nhỏ, việc biến cái hộp sắt cục mịch mà ta vẫn gọi là phần cứng trở thành một công cụ hữu ích có giá trị cũng không phải là điều gì qua xa vời. Bạn biết không, nó còn có thể giúp bạn tự tổ chức, vạch kế hoạch , duy trì vận hành toàn bộ các công việc xung quanh môi trường sống của gia đình bạn nữa đấy.

        Tiền bạc

            Phương cách dễ thuyết phục nhất để duy trì lợi nhuận từ chiếc máy PC là sử dụng nó vào công việc theo dõi tiền bạc của bạn. Những quyển sổ theo dõi chi tiêu của mỗi thành viên trong gia đình có thể giúp bạn tránh được những cảm giác hụt hẫng vào cuối kỳ lương hoặc cuối kỳ có lợi tức - đối với những bạn chưa có lương.Dĩ nhiên, chiếc PC gia đình sẽ không đóng góp thêm một đồng nào vào cái ngân sách nhỏ bé của bạn nhưng nó có thể chỉ cho bạn thâý tiền của bạn đã đi vào đâu và giúp bạn phân chia  chúng vào những khoản đầu tư khác nhau sao cho hiệu quả nhất.

            Phần lớn các máy tính cá nhân được bán ra đều có kèm theo một chương trình xử lý bảng tính nào đó  mà nếu căn cứ vào kết quả cuộc thi bình chọn sản phẩm năm 97 do PC World Việt Nam tổ chức thì có lẽ hiện nay phổ biến vẫn là MS excel). Bạn có thể sử dụng nó để phân chia những khoản thu chi thành những mục dễ hiểu và dễ quản lý. Có thể chia ra một số nhóm cơ bản như : năng lượng, đi lại, ăn uống, vay nợ và giải trí ( có thể thêm cả bảo hiểm... hay các nhóm khác tuỳ điều kiện thực tế. Việc đưa mỗi khoản chi tiêu nói trên vào một bảng tính sẽ đem lại cho bạn ý niệm tốt hơn rất nhiều về việc theo dõi xem tiền đã đi đâu và vào lúc nào. Nếu như sử dụng thông thạo các tính năng vẽ biểu đồ excel, bạn có thể tạo ra những biểu đồ ( dạng cột, đường thẳng hay dạng bánh) để thấy được một bức tranh toàn cảnh trong suốt cả một năm ”ngân sách“ . Vịêc này cho phép bạn thấy trước được một số vấn đề thu chi sắp có khả năng xảy ra ( có thể chỉ đơn giản mang tính chu kỳ cũng có thể là sự suy đoán dựa trên quá trình diễn biến thu chi...) và giúp bạn phân bổ ngân sách hợp lý.

            Việc sử dụng bất kỳ một chương trình chuyên dụng nào về theo dõi tiền bạc cũng có thể tạo điều kiện cho bạn phân chia ngân sách hợp lý mà vẫn ở trong mức chi tiêu bạn muốn duy trì hàng tháng. Không chỉ có vậy, phần lớn trong số chúng sẽ cho bạn biết hàng tháng bạn đang tiêu tốn bao nhiêu tiền vào những khoản xa xỉ. Hai trong số các chương trình khá nổi tiếng trong lĩnh vực này là Quicken ( của Intuit) và Microsoft Money.
Những chương trình này đủ chi tiết để cho mỗi thành viên trong gia đình có thể sử dụng trong nhiều khía cạnh rất đa dạng của cuộc sống. Chúng cũng có thể làm việc với nhiều bảng theo dõi kế toán khác nhau để đảm bảo rằng mỗi người có thể  biết được các khoản thu nhập và chi tiêu cá nhân khác nhau trong gia đình.

            Phần lớn các phần mềm tài chính hiện nay đều có tính năng ” what if“ (nếu như.. thì...), các tuỳ chọn kiểu ” thiết lập kịch bản“ (scenario-builder) hay các máy tính tay đặc biệt để giúp bạn tính toán hoặc dự đoán các tình huống có thể xảy ra đến với tài chính của bạn trong tương lai. (Giả sử bạn có một khoản tiền nhỏ để dành, bạn muốn biết xem để có thể mua được một món tài sản với trị giá xác định nào đó, bạn phải gửi ngân hàng trong bao lâu với một mức lãi suất cho trước; hoặc với một khoảng thời gian dự định, bạn phải làm cho đồng vốn của bạn sinh sôi nảy nở với tỷ lệ bao nhiêu trong điều kiện lạm phát, trượt giá cho trước... Bạn có thể có được kết quả ngay lập tức sau vài lần nhập số lượng và gõ Enter).

            Chúng có thể giúp bạn tìm ra được những tháng tiêu dùng nhiều hay ít dựa trên số lượng các tháng trước đó và đưa ra các lời khuyên đại loại như lập một khoản đầu tư ngắn hạn nào đó để bù đắp cho các chi tiêu hàng năm. Ngoài ra, chúng còn được trang bị khá nhiều chức năng tính toán và quản lý tài chính khác nữa mà có lẽ bạn cũng chưa thể ngờ tới.

Nếu chưa sử dụng Quicken hay MS - Money bao giờ, tại sao lại không thử xem!

        Xe cộ

            Một khi bạn sắp xếp theo dõi tài chính cá nhân của mình thì đã tới lúc cần phải xem xét kỹ lưỡng vấn đề chi tiêu vào các khoản gia dụng. Chi phí lớn thứ hai trong phần lớn các hộ gia đình ( chỉ xếp sau chi phí vào bản thân ngôi nhà bạn đang ở), thường vẫn là chi phí đi lại. Nếu như bạn có một chiếc ô tô, liệu bạn có thể tự nhớ ra và nói rằng khi nào là lúc nó cần được đem ra garage để bảo trì hay tu chỉnh không?

            Tương tự như vậy đối với một chiếc xe máy, bạn có lưu tâm đến việc khi nào thì phải thay dầu, khi nào là lúc cần mang ra cửa hàng không? Nếu chưa thì có lẽ bạn đang sử dụng lãng phí tài sản của chính bạn đấy ( ai cũng biết rằng mọi phương tiện đi lại đều có một kỳ hạn sử dụng theo qui định để chỉnh sửa, bảo trì nhằm đạt được tối đa tính năng của phương tiện và tuổi thọ cao nhất, nhưng biết thế chứ mấy ai chú ý mà nhớ được thời hạn bảo dưỡng xe?)

            Nếu như bạn không có đầu óc đâu lưu tâm tới các vấn đề như vậy thì đây cũng lại là lĩnh vực mà chiếc PC có thể giúp được bạn. Không những thế có thể lưu trữ các thông tin về thời gian để bảo trì và tối ưu hoá tính năng sử dụng của phương tiện( là một cách tiết kiệm đựơc tiền bạc), bạn  còn có thể sử dụng các phần mềm quen thuộc như excel, Foxpro... để lưu trữ và nắm chắc được các chi phí khác như xăng dầu, sửa chữa, bảo hiểm, thuế... mà bạn phải bỏ ra thường kỳ cũng như đột xuất. Con số thống kê sau môt năm có lẽ sẽ khiến bạn phải sửng sốt: ai mà ngờ được lại mất nhiều tiền vào khoản xe cộ đi lại đến thế!( nếu rành về kỹ thuật, thậm chí bạn còn có thể có những nhận xét về lượng xăng dầu tiêu tốn hàng tháng, chu kỳ sửa xe dày hay thưa... dựa trên các con số thống kê được, rồi từ đó nhận định xem chiếc xe bạn đang sử dụng liệu có kinh tế hay không, máy móc có thay dổi gì không, đã tới lúc nên ” nâng cấp“ chưa...)

            Nếu như đã đăng nhập Internet, thậm chí bạn còn có thể ngồi tại nhà, quan sát, lựa chọn và đặt mua cho mình một chiếc xe - ô tô, xe máy hay thậm chí cả xe đạp - theo ý muốn trên một trang Web nào đó, nhưng dù sao đó cũng vẫn chỉ là viễn cảnh tương lai. Trước mắt, hãy tận dụng các khả năng hiện có của chiếc máy vi tính vào việc quản lý xe cộ của mình sao cho tiết kiệm nhất cái đã!

            Thậm chí cũng đã có một số các phần mềm đặc dụng cho việc xử lý các thông tin về phương tiện đi lại ( như Autopro của Alkira, AutoCare của Pactronics...), nhưng có lẽ ở Việt Nam hiện nay chúng còn khó kiếm . Tuy nhiên, với các công cụ sẵn có như excel hay access cộng với một chút ý tưởng sáng tạo, bạn vẫn có thể tự tạo lấy một cuốn sổ tay điện tử trên máy tính chuyên ghi nhớ về các thông tin hữu ích cho việc bảo trì và giám sát các chi phí xe cộ cho riêng mình.

        Bài trí nhà cửa

            Bạn mới sắm sửa thêm một số tiện nghi, bạn thấy đồ đạc trong nhà sắp xếp chưa được hợp lý, có một cái cửa sổ cần đập đi xây lại cho sáng nhà, hoặc đơn giản là bạn cảm thấy ngôi nhà của mình đã quá quen thuộc, tới mức nhàm chán và cần phải có một sự bố trí sửa sang lại để tạo cảm giá mới mẻ? Chiếc PC có thể giúp được bạn trong chuyện này. Chỉ việc ngồi một chỗ với vài phần mềm là bạn có thể ngắm trước cách bố trí ngôi nhà của mình trong tương lai.

            Nếu như thành thạo AutoCAD, hay DesignCAD..., thì không có gì phải bàn nhưng nếu bạn chưa dùng AutoCAD bao giờ thì trên thị trường hiện cũng có hàng tá các phần mềm tương tự nhưng đơn giản hơn va có kích thước nhỏ nhắn vào đối tượng sử dụng không chuyên nghiệp. Hãy ra một cửa hàng dịch vụ vi tính gần nhất và kiếm lấy một, hai phần mềm thiết kế đơn giản kiểu như 3DHome, FloorPlan, 3Darchitect, TurboCAD, HomeDesign, AutoCAD Lite...

            Chúng có thể giúp bạn tự thiết kế lấy ngôi nhà nhỏ ấm cúng của mình bằng cách di chuyển các bức tường, tràn, cửa ra vào, cửa sổ, cầu thang, bàn ghế, giường tủ, sofa, dàn nhạc, tivi, đàn piano... trên màn hình với vô số cách phối màu khác nhau cho tới khi thoả mãn theo ý muốn.

            Không những thế, cũng có thể cung cấp cho bạn các công cụ để tự thiết kế lấy hệ thống điện, nước đơn giản trong nhà, công cụ thiết kế ngôi nhà trong nhiều phòng khác nhau ( từ phòng ngủ cho tới toilet), công cụ thay đổi góc độ ánh sáng, công cụ dự toán chi phí dựa trên giá thành nguyên vật liệu, công cụ giúp bạn có thể nhìn thấy trước phối cảnh 3 chiều từ bất kỳ góc độ nào do máy tính dựng lên từ ngôi nhà thiết kế của bạn...
Tóm lại là nếu quan tâm và chịu khó tìm hiểu một chút, bạn sẽ thấy chiếc PC quen thuộc còn là một ” trợ thủ kiến trúc sư“ tai năng. Cùng với vài phần mềm chuyên dụng, nó sẽ giúp bạn trở thành một ” kiến trúc sư gia đình“ tự thiết kế sắp xếp lấy ngôi nhà của mình theo sở thích. Nếu biết sử dụng tốt các kỹ năng thiết kế trên máy vi tính, có lẽ bạn sẽ tiết kiệm được vô khối tiền bạc, công sức cũng như tránh được khá nhiều phiền toái trong việc bố trí, sắp xếp đồ đạc hay có một vài sửa chữa nho nhỏ không đáng phải vời đến những người chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn lại còn có thể tự mình tìm ra cách bố trí tốt nhất theo ý muốn riêng và lên được bản dự toán chi phí mà chẳng tốn kém gì đáng kể. Ðó chẳng phải là thuận tiện nhiều bề hay sao?

        Lưu trữ cá nhân

            Bất kỳ ai đều có những thông tin cá nhân cần phải lưu trữ. Bạn là học sinh? chắc hẳn bạn sẽ có không dưới 2 tá đứa bạn có quan hệ. Cũng có nghĩa là có hơn 2 tá cơ sở dữ liệu lưu trữ mọi số lượng đại loại như họ tên, ngày sinh nhật, địa chỉ, số điện thoại, ... cần được lưu giữ. Bạn là một sinh viên, một cán bộ nghiên cứu ? rõ ràng bạn sẽ có vô khối những thông tin giá trị phục vụ công việc học tập, tìm hiểu, tra cứu và trích dẫn của mình. Những thông tin này không thể chỉ nằm trong có một vài quyển sách nào đó mà chúng sẽ rải rác ở kháp các loại ấn phẩm như sách giáo khoa, sách tham khảo, từ điển, luận văn, báo cáo khoa học... và một nguồn vô cùng lớn không thể không kể tới bởi tính cập nhật của chúng, đó là : báo và tạp chí.

            Chúng sẽ được bạn góp nhặt dần dần qua nhưng năm tháng ngồi trên giảng đường của trường đại học, qua những buổi đọc thư viện, tham dự hội thảo hay các cuộc báo cáo đề tài, bảo vệ luận án.. Nói tóm lại đó là những thông tin không phải chỉ ngày một ngày hai là có được mà phải trải qua quá trình tích luỹ. Vì vậy nếu bạn không lưu trữ lại, về sau khi cần tới chúng, bạn khó có thể tìm lại nhanh chóng và đầy đủ.

            Hoặc giả sử bạn đang làm công tác kinh doanh một mặt hàng nào đó, đương nhiên là bạn sẽ có rất nhiều các mối quan hệ ràng buộc: hợp tác kinh doanh , nguồn hàng, khách hàng, đồng nghiệp... và có lẽ chỉ riêng bạn mới hiểu rõ bạn có những thông tin gì cần phải nhớ và chúng có ý nghĩa quan trọng đối với bạn tơí mức nào.

            Rõ ràng là không thể liệt kê hết ra đây tất cả những kiểu loại thông tin với muôn hình vạn trạng về nội dung cũng như tính chất của chúng. Ðồng thời, cũng có thể khẳng định được rằng không ai là không có nhưng thông tin cần phải ghi nhớ. Có thể bạn cũng đã cất thông tin cá nhân  của mình trong một vài cuốn sổ nào đó, có thể bạn cũng đã có những biện pháp khác để lưu trữ chúng hoặc cũng có thể bạn chưa hề nghĩ tới vấn đề này bao giờ. Vậy thì tại sao lại chưa sử dụng chiếc PC của bạn vào công việc này nhỉ? Khỏi phải nói thì bạn cũng thừa biết một trong những mục đích chủ yếu của chiếc máy tính là lưu trữ và xử lý thông tin.

            Với các ứng dụng quen thuộc mà hầu như máy nào cũng có cài đặt như Foxpro, excel, Access, winword..., hay thậm chí cả BKED), bạn có thể sử dụng chúng vào công việc lưu trữ các thông tin của  mình. Việc lưu trữ thông tin trên máy tính như vậy sẽ giúp bạn khỏi phải nặng đầu ghi nhớ quá nhiều thông tin cần thiết nhưng bất kỳ khi nào cần tới đều có thể nhanh chóng có được trong tay, đồng thời chúng sẽ là những cơ hội để bạn tự tìm hiểu thêm các tính năng của phần mềm ứng dụng  và tạo cho bạn tác phong làm việc hiện đại.

            Một trong những mặt mạnh của việc sử dụng máy tính để cất dữ liệu đó là tính bảo mật. Mọi ứng dụng trong bộ MS Office hiện rất phổ biến đều cung cấp cho bạn tuỳ chọn để bạn tạo ra một mã khóa riêng bảo vệ tài liệu cá nhân của mình khỏi những con mắt tò mò.

            Tuy nhiên, để công việc thực sự mang tính chuyên nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu, sắp xếp, tính toán... dữ liệu về sau, bạn nên sử dụng một chương trình cơ sở dữ liệu chuyên dụng ( như MS Access hay Foxpro...) Hãy thử xem sao! Bạn sẽ thấy là chiếc PC của bạn giá trị hơn bao giờ hết khi nó chứa các thông tin thiết thân với bạn. Cuối cùng , sao lưu luôn là một lời khuyên tốt dành cho mọi người: hãy tạo ra một bản dự phòng CSDL trên đĩa mềm. Nó sẽ là cứu cánh cho bạn trong trường hợp đĩa cứng hỏng, bị virus hoặc do ai đó vô tình hay hữu ý xoá mất.

Thư giãn - giải trí

         Bạn có phải là một fan bóng đá không? Chắc cánh đàn ông chúng ta ai cũng là một cổ động viên nhiệt thành cho môn thể thao phổ biến nhất hành tinh này. Vậy thì còn chờ gì nữa mà chưa thử theo dõi các trận đấu vòng loại của France ‘98 bằng chiếc PC ” cổ lỗ“ đang có trong tay? Hãy dùng excel lập ra hệ thống bảng tính theo dõi các vòng thi đấu cũng như tỉ số mỗi trận đấu để tự mình có thể dự tính và tranh luận với các fan khác về khả năng thắng cuộc của mỗi đội. Biết đâu qua đó bạn lại có thể kiếm được giải thưởng do một tờ báo hoặc một hãng tài trợ nào đó tổ chức về dự đoán đội tuyển thắng cuộc!

            ” Tối nay là sinh nhật cô bạn gái thân của tớ! Khoản học bổng nướng vào mấy cái đĩa CD phần mềm mới mua mất rồi, làm sao bây giờ?“ Ðơn giản vô cùng. Ðã bao giờ bạn nghe thấy những cái tên như Microsoft Publisher, PrintShop Deluxe hay PrintSop Duluxe Ensemble II ( của Broderbund) chưa? Nếu chưa, hãy cố kiếm lấy một cái. Chỉ trong vòng 10 phút, với sự trợ giúp của một trong số các chương trình nói trên cùng với một chiếc máy in (nếu là màu càng tốt), bạn sẽ có trong tay một tấm thiếp chúc mừng sinh nhật tuyệt vời nhưng không hề giống những cái đang được bán ở cửa hàng. Giá trị của nó là ở chỗ do bạn tự tay tạo ra, dành cho một người duy nhất và không hề có cái thứ hai. Chính vì vậy mà nó có thể thay thế cho bất kỳ món quà đắt tiền nào mà vẫn lịch sự và đảm bảo có ý nghĩa hơn tất cả các những tấm thiếp sinh nhật được in ấn hàng loạt bày bán ở khắp các cửa hàng bán đồ tặng.

            Trên đây chỉ là một trong nhưng công năng của PrintShop Deluxe Ensemble II. Với phần mềm này, hầu như mọi vấn đề cần tới in ấn hay trang trí trong gia đình đều được giải quyết thoả đáng. Với một thư viện clipart đồ sộ kèm theo chương trình, bạn có thể tự tay tạo ra tất cả: từ thiếp chức mừng, nhãn vỏ cho băng video hoặc audio cassette, tấm lịch để bàn... cho tới tờ quảng cáo, băng rôn khẩu hiệu , danh thiếp cá nhân hay... bất kỳ một loại ấn phẩm đơn giản nào mà bạn có thể tự nghĩ ra.

            Tuy nhiên nếu không có PrintShop hay Microsoft Publisher thì cũng đừng vội thất vọng . Winword bạn đang có trong tay cũng là một công cụ đủ manh để bạn có thể làm được nhiều việc hơn bạn tưởng. Các tính năng như Text Box, FreeForm,... đặc biệt là Microsoft WordArt2.0 và thư viện Clipart của bộ office là những công cụ đơn giản hầu như máy nào cũng có cài đặt nhưng vẫn có thể giúp bạn tạo nên nhưng sản phẩm in ấn hữu dụng và khá ấn tượng. Hãy xem hình 5 như là một ví dụ nhỏ về sử dụng Winword.

            Trên đây chỉ là những ý kiến mang tính chất gợi ý mà thôi. Bạn có thể làm theo mà cũng có thể chỉ đọc tham khảo để tự sáng tạo và ứng dụng.  Có thể bạn sẽ gặp khó khăn khi bắt tay vào một số việc cụ thể nhưng tôi đoán chắc với bạn rằng: không có một việc nào khó mà cũng chẳng có việc nào là dễ. Chỉ có những người ham học hỏi, ham hiểu biết, kiên trì, sáng tạo và những người... chưa như vậy mà thôi. Có lẽ ai cũng muốn tận dụng tối đa những gì mình có chứ chẳng muốn điều ngược lại cả. Vấn đề là làm cái gì và làm như thế nào thì gọi là ” tận dụng tối đa“.

            Trong lĩnh vực máy tính, có lẽ hơi chủ quan nhưng tôi vẫn có một nhận xét rằng: luôn có một số lượng lớn trong chúng ta vẫn chưa sử dụng hết tiềm năng của chiếc máy tính PC .Tại sao lại như thế“ Bạn cứ thử nhẩm tính xem : từ ngày sắm máy tính trong gia đình tới nay, bạn đã thu lại được những gì? Nếu chỉ là gõ văn bản ( ở mức máy chữ), tự lập được vài chương trình nho nhỏ bằng Pascal hay chỉ là thành thạo 32 bài của trò chơi DOOM2   thì rõ ràng là bạn chưa tận dụng được hết năng lực của chiếc máy tính bạn đang có trong tay.

            Ai cũng biết rằng máy tính điện tử là một phát minh vĩ đại của con người, máy tính không ngừng rẻ đi còn chất lượng máy thì lại ngày càng được nâng cao. Nếu như bạn bỏ tiền ra mua một chiếc Pentium vào tháng 5 năm 97 thì cũng với số tiền đó, vào tháng 5 năm 95 bạn chỉ có thể có được một chiếc 486X mà thôi. Ðiều đó có nghĩa là khả năng và tính năng của một chiếc PC ngày càng được bổ sung và hoàn thiện ( ví dụ đơn giản : bạn có thể xem phim Video CD thoải mái trên máy P5x100 với 16Mb RAM, 1Mb video card 64 bit, CD8X nhưng lại không thể làm được điều đó trên một máy 486, 4Mb RAM, 512K video card và CD tốc độ kép. Lý do: tốc độ quá chậm, hình giật tới mức không thể chấp nhận được).

            Vậy thì với chiếc máy tốt như bạn đang có trong tay, chẳng có lý gì mà bạn lại không tìm mọi cách gì mà bạn lại không tìm mọi cách để khai thác tối đa các khả năng của nó? Nếu bạn tặc lưỡi:“ Ôi dào, dùng được đến đâu thì dùng, đáng là bao nhiêu tiền đâu mà phải để tâm...!“ thì chẳng có gì phải bàn, nhưng nếu bạn lại có suy nghĩ khác:“ tôi cần phải tận dụng tối đa đồng vốn đã bỏ ra để mua máy tính“ thì qua phần trình bày trên đây, có lẽ tôi đã giúp bạn được một cái gì đó, ít ra là về mặt ý tưởng.
Chúng bạn thành công trong công cuộc khai thác ” cái hộp PC“ của mình.

Thái Sơn
A7K33 ÐH Ngoại Thương, HN